Työmaapäiväkirja on urakoitsijan päivittäin pitämä kirjaus työmaan tapahtumista: tehdyistä töistä, resursseista, säästä, poikkeamista ja osapuolten ilmoituksista. Sähköinen työmaapäiväkirja tekee saman digitaalisesti, jolloin merkinnät syntyvät työmaalla heti, niissä on aika ja paikka, ja ne löytyvät myöhemmin hakemalla eikä mappia selaamalla.
Työmaapäiväkirja ei ole sama asia kuin viikkoraportti tai työmaakokouksen pöytäkirja. Raportti tiivistää jälkikäteen, pöytäkirja kirjaa sovitut asiat, mutta päiväkirja on päivän ensikäden todiste siitä, mitä työmaalla oikeasti tapahtui. Infrahankkeessa sen arvo näkyy viimeistään silloin, kun lisätyöstä, viivästyksestä tai laadusta syntyy erimielisyys ja jonkun pitää osoittaa, mitä paalulla 2+400 tehtiin tiistaina.
Sisällys
- Mitä työmaapäiväkirjaan kirjataan?
- Kuka työmaapäiväkirjaa pitää ja kuka sen kuittaa?
- Paperinen vai sähköinen työmaapäiväkirja?
- Mitä sähköiseltä työmaapäiväkirjalta kannattaa vaatia?
- Tyypilliset virheet
- Työmaapäiväkirja ja Infrakit
- Usein kysytyt kysymykset
Mitä työmaapäiväkirjaan kirjataan?
Hyvä työmaapäiväkirja vastaa joka päivältä kolmeen kysymykseen: mitä tehtiin, millä resursseilla ja mikä poikkesi suunnitelmasta. Yleisten sopimusehtojen mukaan päiväkirjaan merkitään päivittäin työtä koskevat tiedot ja tapahtumat sekä osapuolten ilmoitukset. Käytännössä sisältö kannattaa sopia urakan alussa, jotta jokainen vastaava työnjohtaja kirjaa samat asiat samalla tavalla.
Alla oleva taulukko kokoaa infratyömaan tavallisimmat kirjauskohdat. Viimeinen sarake kertoo, miksi kohta kannattaa kirjata, vaikka päivä tuntuisi tavalliselta.
| Kirjauskohta | Mitä kirjataan | Miksi sillä on merkitystä |
|---|---|---|
| Sää ja olosuhteet | Lämpötila, sade, tuuli, routa, vedenpinta kaivannossa | Perustelee työnaikaiset keskeytykset ja esimerkiksi päällystys- tai betonointiaikataulun muutokset |
| Tehdyt työt | Työvaihe, paaluväli tai alue, rakennekerros | Sitoo etenemisen paikkaan, ei pelkkään päivämäärään |
| Resurssit | Henkilöt, aliurakoitsijat, koneet, kuorma-autot | Tarvitaan, kun lisätöitä tai odotusaikoja hinnoitellaan jälkikäteen |
| Toimitukset ja massat | Materiaalit, kuormat, läjitys- ja ottoalueet | Täsmäyttää määrät ja massatalouden seurannan |
| Poikkeamat ja häiriöt | Suunnitelmavirheet, odotukset, vauriot, läheltä piti -tilanteet | Ilman päivän merkintää poikkeamaa on vaikea todistaa myöhemmin |
| Ilmoitukset ja tarkastukset | Tilaajan, valvojan ja viranomaisen ilmoitukset, katselmukset | Sopimusehdot edellyttävät ilmoitusten merkitsemistä |
Ratkaisevaa ei ole sarakkeiden määrä vaan tarkkuus. ”Kaivettiin” ei auta riidassa. ”Kaivu paaluvälillä 2+350–2+420, pohjavettä 0,4 m, odotettiin pumppua 2 h” auttaa.
Kuka työmaapäiväkirjaa pitää ja kuka sen kuittaa?
Työmaapäiväkirjan pitää työmaan johtotehtävistä vastaava pääurakoitsija, ellei toisin sovita. Näin sanotaan rakennusurakan yleisissä sopimusehdoissa YSE 1998, 75 §: päiväkirjaan merkitään päivittäin työtä koskevat tiedot ja tapahtumat, ja pyydettäessä myös tilaajan, viranomaisen, urakoitsijoiden ja toimittajien ilmoitukset.
Sama pykälä edellyttää, että päiväkirja esitetään valvojalle, joka kuittaa sen tiedokseen. Kuittaus ei tarkoita, että valvoja hyväksyy jokaisen merkinnän. Se tarkoittaa, että tieto on viety tilaajan puolelle ajallaan. Muiden urakoitsijoiden on pidettävä omaa päiväkirjaa, jos niin erikseen sovitaan.
Käytännössä merkinnät tekee yleensä vastaava työnjohtaja tai työmaainsinööri. Siksi sähköisen päiväkirjan pitää olla nopea käyttää juuri heille, työmaalla, puhelimella tai tabletilla.
Paperinen vai sähköinen työmaapäiväkirja?
Paperinen päiväkirja on edelleen pätevä, mutta se tallentaa vain sen, mitä joku muistaa illalla kirjoittaa. Sähköinen päiväkirja vaihtaa muistin todisteeseen: kuvaan, aikaleimaan ja sijaintiin. Vertailu kertoo, mitä kumpikin pystyy ja mitä ei.
| Kysymys | Paperinen päiväkirja | Sähköinen työmaapäiväkirja |
|---|---|---|
| Milloin merkintä syntyy? | Usein päivän lopuksi muistin varassa | Työmaalla heti, aikaleima tallentuu automaattisesti |
| Näkyykö paikka? | Vain jos joku kirjoittaa paaluluvun | Kuvissa ja merkinnöissä voi olla koordinaatit |
| Löytyykö tieto vuoden päästä? | Selaamalla mappeja | Hakemalla päivän, paikan tai tekijän mukaan |
| Kuka näkee merkinnät? | Se, jolla kirja on kädessä | Kaikki, joille on annettu oikeudet, myös valvoja |
| Mikä on riski? | Puutteelliset ja jälkikäteen täydennetyt merkinnät | Tieto hajoaa, jos käytössä on monta erillistä sovellusta |
Sähköinen päiväkirja ei siis automaattisesti ratkaise mitään. Se ratkaisee ongelman vain, jos merkinnät, kuvat ja määrät ovat samassa paikassa kuin hankkeen muu tieto.
Mitä sähköiseltä työmaapäiväkirjalta kannattaa vaatia?
Valintaa ohjaa yksi periaate: päiväkirjan pitää olla nopeampi pitää kuin jättää pitämättä. Jos merkinnän tekeminen vie kymmenen minuuttia, se jää tekemättä kiireisenä päivänä, eli juuri silloin, kun sitä tarvittaisiin. Alla olevalla listalla voi arvioida vaihtoehtoja.
| Vaatimus | Mitä tarkistaa |
|---|---|
| Toimii työmaalla | Puhelin ja tabletti, isot painikkeet, kuvan ottaminen suoraan merkintään |
| Aika ja paikka automaattisesti | Aikaleima, sijainti ja tekijä tallentuvat ilman käsin kirjoittamista |
| Sopimuksen mukainen sisältö | Kentät, jotka vastaavat urakassa sovittua päiväkirjan sisältöä |
| Valvojan pääsy | Tilaajan edustaja näkee merkinnät ja voi kuitata ne |
| Yhteys muuhun hanketietoon | Kuvat, suunnitelmat, toteumat ja määrät samassa paikassa |
| Vienti ja arkistointi | PDF- tai tiedostovienti luovutusta ja mahdollista riitaa varten |
Mitkä ovat työmaapäiväkirjan tyypilliset virheet?
Useimmat päiväkirjat eivät kaadu siihen, että ne puuttuvat. Ne kaatuvat siihen, että merkinnät ovat liian yleisiä tai ne tehdään liian myöhään. Nämä virheet toistuvat infratyömailla:
- Merkintä kirjoitetaan vasta viikon lopuksi, jolloin säätiedot ja odotusajat ovat arvioita.
- Paikka puuttuu. ”Rumpu asennettu” ei kerro, mikä rumpu ja millä paalulla.
- Kuvat ovat jonkun puhelimessa, eivät päiväkirjassa. Kuva ilman aikaa ja paikkaa on heikko todiste.
- Valvojan kuittaus jää tekemättä, jolloin ilmoituksen perillemenoa on vaikea osoittaa.
- Jokaisella urakoitsijalla on oma sovellus, eikä kukaan näe kokonaiskuvaa.
Kaikki viisi korjautuvat samalla tavalla: merkintä tehdään heti, siihen tulee kuva, ja kuva tallentuu hankkeen yhteiseen paikkaan.
Miten työmaapäiväkirja liittyy Infrakitiin?
Infrakit on karttapohjainen infrarakentamisen alusta, joka yhdistää tiimit, koneet ja datan reaaliajassa, brändien, järjestelmien ja projektivaiheiden yli. Työmaapäiväkirjan kannalta tämä tarkoittaa, että päiväkirjan todisteet syntyvät samaan paikkaan kuin suunnitelmat ja toteumatieto.
Työmaalla otetut kuvat tallentuvat puhelimesta suoraan projektin kansioihin, ja niissä on sijainti, aika ja kuvaus. Kuvia voi hakea ja suodattaa ajan, paikan ja kuvaajan mukaan, ja ne voi viedä merkintöineen tai vesileimalla, jossa näkyvät koordinaatit, aika ja pienoiskartta. Toteumamittauksista saa PDF-raportin, ja kuorma-autojen ajot näkyvät kartalla. Kun päiväkirjaan kirjataan ”putkikaivanto paalulla 2+350, pohjavettä”, kuva samasta paikasta ja hetkestä löytyy kartalta.
Destian työmaapäällikkö Heikki Jakomaa kuvasi saman hyödyn Mutkalammen tuulipuiston työmaalta:
”Se että saadaan otettua Infrakitin kautta ihan perinteisiä valokuvia ja vietyä myös ne kartalle tuo näille kuville hirveästi lisäarvoa sen sijaan että joutuisi miettimään mistä se on otettu.”
Heikki Jakomaa, työmaapäällikkö, Destia (lue koko tarina)
Raja kannattaa sanoa ääneen: Infrakit ei korvaa urakassa sovittua työmaapäiväkirjan muotoa eikä valvojan kuittausmenettelyä. Se tuo päiväkirjamerkintöjen taakse kuvat, sijainnit ja määrät, jotka muuten olisivat hajallaan puhelimissa ja sähköposteissa. Lue lisää Infrakit Fieldistä ja siitä, miten laadunvarmistus maarakennuksessa kytkeytyy samaan tietoon.
Usein kysytyt kysymykset
Onko työmaapäiväkirja pakollinen?
Työmaapäiväkirja on pakollinen, kun urakassa noudatetaan YSE 1998 -ehtoja, sillä 75 § velvoittaa työmaan johtotehtävistä vastaavan urakoitsijan pitämään sitä, ellei toisin sovita. Muissa urakoissa velvollisuus riippuu sopimuksesta.
Kuka työmaapäiväkirjaa pitää?
Työmaapäiväkirjaa pitää pääurakoitsija, käytännössä yleensä vastaava työnjohtaja tai työmaainsinööri. Muut urakoitsijat pitävät omaa päiväkirjaa, jos se on erikseen sovittu.
Kelpaako sähköinen työmaapäiväkirja?
Sähköinen työmaapäiväkirja kelpaa, kun sen sisältö vastaa sopimusta ja valvoja voi kuitata sen tiedokseen. Muodosta kannattaa sopia urakan alussa, jotta kaikki osapuolet käyttävät samaa järjestelmää.
Mitä työmaapäiväkirjaan pitää kirjata?
Työmaapäiväkirjaan kirjataan päivittäin työtä koskevat tiedot ja tapahtumat sekä osapuolten ilmoitukset. Infratyömaalla tämä tarkoittaa yleensä sään, tehdyt työt paikkoineen, resurssit, toimitukset, poikkeamat ja tarkastukset.
Pitääkö valvojan hyväksyä työmaapäiväkirja?
Valvoja kuittaa työmaapäiväkirjan tiedokseen, mutta kuittaus ei tarkoita jokaisen merkinnän hyväksymistä. Kuittauksella osoitetaan, että tieto on viety tilaajan tietoon.
Kuinka kauan työmaapäiväkirja säilytetään?
Säilytysaika kannattaa sopia urakkasopimuksessa ja luovutusaineistossa. Päiväkirja on hyödyllinen ainakin takuuajan loppuun, koska takuuajan reklamaatioissa palataan usein rakentamisen aikaisiin olosuhteisiin.
Voiko valokuva korvata kirjallisen merkinnän?
Valokuva ei korvaa kirjallista merkintää, mutta se tekee merkinnästä vahvemman. Paras yhdistelmä on lyhyt teksti ja kuva, jossa on aika ja paikka.
Tiistaina paalulla 2+400 tehty työ unohtuu nopeasti. Merkintä, jossa on kuva, aika ja paikka, ei unohdu.
Kuvat, sijainnit ja määrät yhdestä paikasta
Katso lyhyessä demossa, miten Infrakit yhdistää tiimit, koneet ja datan reaaliajassa, brändien, järjestelmien ja projektivaiheiden yli.
