Tietosuojakäytäntö

1. Yleiskuvaus tietojenkäsittelykäytännöistämme

Yksityisyytesi suojaaminen on tärkeää Infrakit Group Oy:lle ja sen konserniyhtiöille (”Infrakit”). Tästä tietosuojaselosteesta näet, miten keräämme ja säilytämme henkilötietojasi.

Käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavien lakien mukaisesti. Näitä ovat muun muassa yleinen tietosuoja-asetus ((EU) 2016/679, ”GDPR”) ja muu sovellettava kansallinen tietosuojalainsäädäntö (”tietosuojalainsäädäntö”).

Tämä seloste kertoo, miten käsittelemme asiakkaidemme, jälleenmyyjiemme, toimittajiemme ja kumppaneidemme yhteyshenkilöiden ja muiden työntekijöiden sekä palvelujemme muiden loppukäyttäjien henkilötietoja. Lisäksi se kertoo, miten käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja.

Infrakitilla on erillinen tietosuojaseloste työntekijöiden henkilötiedoille.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin, joita Infrakit kerää esimerkiksi omien mobiilisovellustensa (muun muassa Android- ja iOS-laitteiden Infrakit FIELD™- ja Infrakit TRUCK™ -sovellukset), verkkosivustojensa ja muiden Infrakitin ylläpitämien palvelujen kautta.

2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

GDPR:n mukaan Infrakit saa käsitellä henkilötietoja vain, jos käsittelylle on oikeusperuste. Infrakit käyttää ensisijaisesti seuraavia oikeusperusteita:

• sopimuksen täytäntöönpano
• lakisääteisen velvoitteemme noudattaminen
• suostumuksesi tai
• Infrakitin oikeutettu etu.

Voimme käyttää henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelujen toimittaminen ja asiakaspalvelu

Henkilötietoja voidaan kerätä sopimussuhteemme valmistelua ja toteuttamista varten.

Keräämme ja käytämme henkilötietojasi tilausten käsittelyyn, palvelujen toimittamiseen ja asiakaspalveluun sekä maksujen, sopimusten ja liiketoimien hallintaan. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös yleisen asiakaspalvelun hoitamiseksi.

Palvelujen toimittamiseen ja asiakaspalveluun liittyvän käsittelyn oikeusperuste on yleensä sopimuksemme täytäntöönpano. Kun sopimus on tehty yrityksen kanssa, käsittelemme yrityksen edustajien tietoja oikeutetun etumme perusteella. Kun laki sitä edellyttää, voimme pyytää suostumustasi tiettyjen palvelujen toimittamiseen, esimerkiksi sijaintiin perustuviin palveluihin.

Markkinointi, sidosryhmäviestintä, data-analytiikka ja palvelukehitys

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme kehittää asiakassuhteitamme. Käytämme niitä myös toimintamme ja palvelujemme eri osien suunnitteluun, kehittämiseen ja seurantaan sekä viestintään, markkinointiin ja asiakastyytyväisyyden parantamiseen.

Voimme ottaa sinuun yhteyttä eri markkinointikanavissa. Pyydämme yhteydenottoon suostumuksesi silloin, kun laki sitä edellyttää. Muuten yhteydenottomme perustuvat oikeutettuun etuun.

Voimme lähettää yritysasiakkaidemme ja mahdollisten asiakkaidemme edustajille tarjouksia sekä tietoa palveluistamme ja markkinointitapahtumistamme, kun ne liittyvät heidän työtehtäviinsä. Lähetämme nämä viestit työyhteystietoihin, jotka olemme saaneet asiakkaalta, hänen yritykseltään tai julkisesta lähteestä.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja toimintamme ja palvelujemme eri osien kehittämiseen ja seurantaan. Tarkoituksia ovat:

• tunnistamme sinut, kun palaat tiettyihin palveluihimme
• palvelujemme hallinnointi ja suojaaminen (muun muassa vianmääritys, data-analyysi, testaus, tuki, petosten estäminen, raportointi ja tietojen säilytys palvelimilla)
• viestintä kanssasi palvelujen tuesta sekä sen ymmärtäminen, miten käytät palvelujamme
• palvelujamme ja uusia ominaisuuksia koskevien päivitysten lähettäminen valintojesi mukaan sekä push-ilmoitukset palvelujemme muutoksista, jotta voit ottaa uusia ominaisuuksia käyttöön
• palvelujemme ristiinmainonta ja personoitujen mainosten näyttäminen palveluissamme kolmansien osapuolten mainosverkostojen avulla
• tallennamme työkoneen sijainnin, ajan ja koneessa aktiivisena olevan mallin, jotta voimme laskea suorituskykytietoja, kuten työn tehokkuutta ja kapasiteettia.

Voimme kerätä henkilötietoja evästeillä ja vastaavilla tiedonkeruutekniikoilla. Lisätietoja on kohdassa 9 ja evästeilmoituksessamme. Kohdassa 10 kerrotaan tarkemmin, miten kolmannet osapuolet voivat käyttää evästeitä palveluissamme.

Lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme, esimerkiksi kirjanpito- ja verolainsäädäntöä.

Palvelujemme tietoturva

Käytämme henkilötietoja tuotteidemme ja palvelujemme tietoturvan varmistamiseen, esimerkiksi ylläpitämällä käyttölokeja ja järjestelmävarmuuskopioita, todentamalla käyttäjiä ja estämällä hyökkäyksiä. Tällöin oikeusperuste on yleensä oikeutettu etumme.

Oikeuksien puolustaminen

Käytämme henkilötietoja omien ja asiakkaidemme oikeuksien puolustamiseen ja turvaamiseen. Kun käsittelemme tietoja oikeusvaatimusten puolustamiseen, perintään, luottotietojen tarkistamiseen sekä petosten ja väärinkäytösten estämiseen, oikeusperuste on yleensä oikeutettu etu.

Rekrytointi

Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja arvioidaksemme, voisiko hakija sopia Infrakitille uudeksi työntekijäksi. Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat suoraan tarpeen rekrytointiprosessissa ja rekrytointitilastoissa.

3. Käsittelemämme tiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Perusyhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritystiedot ja roolisi, kieli ja aikavyöhyke.
• Käyttäjätiedot, kuten yhteys seurattaviin työkoneisiin, projektien viestintäkanavien viestit, Infrakit-palvelujen käyttö sekä kirjautumispäivät ja -ajat.
• Laite- ja verkkoyhteystiedot. Kun lataat ja käytät palvelujamme, voimme kerätä tietoja laitteesi tyypistä, käyttöjärjestelmästä, näytön tarkkuudesta ja sovellusversiosta sekä mobiililaitteen tunnisteista ja IP-osoitteesta.
• Sinun tai yrityksesi asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelujemme myyntiin liittyvät tiedot sekä suostumukset ja markkinointiluvat ja -kiellot.
• Tietoturvatiedot. Tiedot, joilla turvaamme palvelujemme ja toimitilojemme käytön, kuten salasanasi, kirjautumistietosi ja tietoturvalokit.
• Verkkotiedot ja tunnisteet. Evästeillä tai vastaavilla tekniikoilla kerätyt tiedot siitä, miten käytät palvelujamme, kuten selaustoimintasi ja segmentit, IP-osoitteesi, evästetunnus, selain- ja laitetiedot sekä sijainti.
• Sijaintitietosi. Sovelluksemme tarvitsevat toimiakseen pääsyn laitteesi tarkkoihin sijaintitietoihin myös silloin, kun sovellus on suljettu tai ei ole käytössä. Tarkat sijaintitiedot tallennetaan kuitenkin paikallisesti ja lähetetään palvelimillemme, eikä niitä jaeta kolmansille osapuolille. Kun olet ottanut seurannan käyttöön, Infrakitin mobiilisovellukset ja työkoneintegraatiopalvelut keräävät ja tallentavat työaikana tarkan sijaintisi ja ajan sekä työkoneen toiminnan. Infrakit ei tallenna näitä tietoja työaikasi ulkopuolella eikä silloin, kun olet keskeyttänyt seurannan tauon ajaksi. Mobiilisovellusten seurannan voi ottaa käyttöön vain päivä kerrallaan, ja se käynnistyy uudelleen vasta, kun avaat sovelluksen seuraavana työpäivänä. Voit lopettaa tallennuksen milloin tahansa keskeyttämällä tai päättämällä työpäiväsi sovelluksessa. Jos et anna meille lupaa kerätä sijaintitietojasi, emme kerää niitä.
• Osakastiedot, kuten nimi, osoite, syntymäaika, kansalaisuus ja omistamiesi osakkeiden määrä.
• Rekrytointiin liittyvät tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, koulutus ja työkokemus sekä muut rekrytoinnissa tarvittavat tiedot, jotka hakija antaa Infrakitille rekrytointiprosessin aikana.

4. Mistä keräämme tietoja

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta rekisteröitynä.

Voimme kerätä tietoja myös työnantajaltasi tai työtovereiltasi tai kolmansilta osapuolilta, kuten julkisista osoiterekistereistä, luottotieto- ja perintäyhtiöiltä ja muilta kumppaneilta. Voimme saada henkilötietoja myös konserniyhtiöiltämme.

Voimme saada sinua koskevia tietoja analytiikkapalvelujen tarjoajiltamme, jotka keräävät tietoja palvelujemme kautta omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Luettelo näistä tarjoajista on kohdassa 10.

Rekrytointiin liittyvät tiedot keräämme pääasiassa suoraan hakijalta. Infrakit voi kerätä tietoja myös nimetyltä rekrytointitiimiltä, suostumuksellasi mahdollisilta suosittelijoilta sekä ulkopuolisilta palveluntarjoajilta esimerkiksi soveltuvuusarviointien yhteydessä. Emme kerää tietoja ulkopuolisista lähteistä ilman hakijan etukäteen antamaa suostumusta, ellei laissa toisin säädetä.

5. Miten tiedot suojataan

Henkilötiedot kerätään Infrakitin palvelutietokantaan. Tietokantaan on pääsy vain ylläpitäjillä, ja pääsy on suojattu käyttöoikeuksien hallinnalla. Käyttöliittymä näyttää vain ne tiedot, joita kukin henkilö tarvitsee tehtäviinsä. Käyttöliittymän näkymät ja käyttöoikeudet on määritelty roolin ja käyttäjän mukaan.

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla asiattomalta pääsyltä, vahingossa tai lainvastaisesti tapahtuvalta tuhoamiselta, muuttamiselta, levittämiseltä ja siirtämiseltä sekä muulta lainvastaiselta käsittelyltä.

6. Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Säilytämme henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvatut tarkoitukset sitä edellyttävät. Kun tarkoituksia ei enää ole, poistamme tietosi.
Voimme säilyttää henkilötietojasi enintään kuusi (6) vuotta ja tietyin edellytyksin pidempäänkin. Näin voi olla esimerkiksi silloin, kun laki sitä edellyttää tai kun tietoja voidaan tarvita oikeusvaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai valvomiseen.

Huomaathan, että osassa palveluistamme voi olla julkisia vuorovaikutus- ja viestintäominaisuuksia, kuten mahdollisuus kommentoida ja osallistua keskustelupalstoille. Käyttäjänimesi ja julkaisemasi sisältö voivat jäädä niihin, vaikka poistaisimme henkilötietosi ja tilisi. Jos et halua, että sinut voi tunnistaa käyttäjänimestäsi tai julkaisemastasi sisällöstä, kiinnitä huomiota niiden sisältöön.

Rekrytointitietojen osalta Infrakit voi säilyttää saamansa hakemukset ja liitteet (ansioluettelot ja todistusjäljennökset) sekä haastatteluyhteenvedot rekrytointiprosessin ajan ja enintään kaksi (2) vuotta sen jälkeen, jotta Infrakit voi vastata mahdollisiin rekrytointiprosessia koskeviin vaatimuksiin. Suostumuksellasi Infrakit voi harkita hakemustasi myös muihin sopiviin avoimiin tehtäviin alkuperäisen tehtävän lisäksi. Uusien työntekijöiden henkilötiedot siirretään Infrakitin henkilöstöhallinnon järjestelmiin.

7. Miten jaamme tietojasi

Luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille vain, jos sovellettava laki sitä edellyttää, jos se on tarpeen pyytämiesi palvelujen toimittamiseksi tai jos se perustuu Infrakitin oikeutettuun etuun liiketoimintamme harjoittamisessa.

Voimme antaa pääsyn tietoihin tytär- ja konserniyhtiöillemme ja muille konserniimme kuuluville tahoille tai osakkeidemme myynnin tai merkinnän yhteydessä. Jos päätämme myydä, ostaa, sulauttaa tai muuten järjestellä liiketoimintaamme uudelleen, voimme luovuttaa henkilötietoja meidän ja omistajiemme ammattimaisille neuvonantajille, mahdollisille tai todellisille ostajille tai sijoittajille sekä heidän ammattimaisille neuvonantajilleen.

Luovutamme tietojasi toimivaltaisille viranomaisille, kuten poliisille, siltä osin kuin laki sitä edellyttää. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös oikeudenkäyntien yhteydessä tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain, tuomioistuimen määräyksen tai vastaavan perusteella tai muuten lain edellyttämällä tai sallimalla tavalla.

Infrakit käyttää alihankkijoita palvelun osien tuottamiseen. Alihankkijoilla voi olla pääsy henkilötietoihin tehtäviensä hoitamista varten, mutta vain siltä osin kuin tehtävät sitä edellyttävät. Infrakit on tehnyt näiden osapuolten kanssa asianmukaiset sopimukset.

8. Kansainväliset tiedonsiirrot

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen palvelimilla, ellei sinun tai yrityksesi kanssa ole toisin sovittu. Siirrämme henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Evästeet ja vastaavat tiedonkeruutekniikat

Infrakitin palvelut käyttävät evästeitä, jotta voimme tarjota parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Evästeillä tallennetaan käyttäjän tila ja kirjautumistila.

Me, mainosverkostomme ja niiden kumppanit voimme käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita, kuten mobiili-SDK:ita, palvelujemme tarjoamiseen ja personointiin sekä kohdennettujen mainosten näyttämiseen. Jotkin näistä tekniikoista voivat yhdistää käyttäytymistietoja eri mobiilisovelluksista, laitteista ja verkkosivustoilta, jotta mainokset voidaan räätälöidä kiinnostuksen kohteidesi mukaan. Tätä kutsutaan personoiduksi mainontakokemukseksi.

Jos haluat kieltäytyä tällaisesta personoidusta mainonnasta mobiililaitteellasi, katso kohta 11, Oikeutesi ja vaihtoehtosi.

Lisätietoja on evästeilmoituksessamme.

10. Oikeutesi ja vaihtoehtosi

Voit milloin tahansa käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi henkilötietoihin, joita käsittelemme. Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus tarkastaa ja oikaista tiedot: Sinulla on oikeus pyytää pääsyä sinua koskeviin henkilötietoihin. Voit ottaa meihin yhteyttä ja tarkistaa, mitä henkilötietoja käsittelemme ja millä oikeusperusteilla. Sinulla on myös oikeus pyytää, että oikaisemme virheelliset tai puutteelliset henkilötietosi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Voit pyytää henkilötietojesi poistamista esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen keräystarkoitukseen, käsittely on lainvastaista tai tiedot on poistettava lakisääteisen velvoitteen vuoksi.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Jos itse antamiasi henkilötietoja käsitellään automaattisesti suostumuksesi tai sinun ja Infrakitin välisen sopimuksen perusteella, voit pyytää, että saat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös pyytää, että tiedot siirretään toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Kun käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Kielto-oikeus: Sinulla on aina oikeus kieltäytyä suoramarkkinointiviesteistä. Jos olet asiakkaamme, voimme silti lähettää sinulle palvelujamme koskevia ilmoituksia, kuten tietoa muutoksista, vikatilanteista ja käyttökatkoista. Voit myös milloin tahansa kieltäytyä personoidusta mainontakokemuksesta Android- tai iOS-laitteesi tietosuoja-asetuksissa.

Apple-laitteet:

1. Avaa Asetukset
2. Valitse Tietosuoja
3. Valitse Mainonta ja ota käyttöön ”Rajoita mainosseurantaa”

Android-laitteet:

1. Avaa Asetukset
2. Valitse Google
3. Valitse Mainokset ja ota käyttöön ”Kieltäydy mainosten personoinnista”

Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä meille sähköpostia osoitteeseen support@infrakit.com tai käytä alla mainittuja yhteystietoja.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-maassa, jossa on kotipaikkasi tai vakituinen työpaikkasi tai jossa väitetty tietosuojarikkomus tapahtui. Suomessa tämä viranomainen on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja@om.fi, https://www.tietosuoja.fi).

11. Yhteystiedot

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä edellä kuvattuihin tarkoituksiin on Infrakit Group Oy (Keilaniementie 1, 21. kerros, 02150 Espoo) tai se Infrakitin konserniyhtiö, jonka kanssa sinä tai yrityksesi olette tehneet sopimuksen.

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, ota meihin yhteyttä palvelujemme sovelluksen sisäisellä tukitoiminnolla. Se on suositeltavin tapa, koska näin voimme vastata pyyntöösi nopeasti. Voit myös lähettää sähköpostia osoitteeseen support@infrakit.com.

12. Linkit muille sivustoille

Tietosuojaselosteessamme voi olla linkkejä sivustoille, joita emme ylläpidä. Jos napsautat kolmannen osapuolen linkkiä, siirryt kyseisen osapuolen sivustolle. Suosittelemme vahvasti, että tutustut jokaisen vierailemasi sivuston tietosuojaehtoihin. Emme voi vaikuttaa kolmansien osapuolten sivustojen tai palvelujen sisältöön, tietosuojaehtoihin tai käytäntöihin, emmekä vastaa niistä.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Infrakit voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamatta siitä sinulle etukäteen, ja suosittelemme, että tarkistat selosteen säännöllisesti. Kun jatkat palvelujemme käyttöä, hyväksyt tähän tietosuojaselosteeseen tehdyt muutokset. Joissakin tapauksissa voimme ilmoittaa muutoksista näkyvällä ilmoituksella palveluissamme (esimerkiksi ilmoituksena tai ponnahdusikkunana) tai rekisteröityyn sähköpostiosoitteeseesi ja päivittää selosteen alussa olevan voimaantulopäivän.